Az árakon túl: hogyan és mivel érdemes számlázni
Már minden belföldi adóalany részére kiállított számlát kötelező beküldeni az adóhatóságnak július elsejétől, függetlenül az áfa összegétől. Sőt, 2021. január 1-jétől a magánszemélyeknek és a külföldi vállalkozások, szervezetek részére kiállított számlákat is fel kell tölteni a NAV Online Számla rendszerébe. Milyen lehetőségei lesznek ezek után egy e-kereskedőnek? Mondjuk!
Kétszer annyit dolgozol, és bármikor hibázhatsz, mi az? Kézi számlázás.
Óriási tévedés, hogy nem használhatsz ezek után kézi számlatömböt. Lehet, viszont a számlák adatait egyenként fel kell vezetned NAV rendszerébe – duplamunka, és rengeteg idő, a hibafaktor pedig folyamatosan ott lebeg. Ennél létezik energiatakarékosabb és igényesebb módszer: a számlázó program.
Mi alapján válassz?
Többféle számlázóból választhatsz, a cél, hogy a vállalkozásoddal kompatibilis legyen. Egy webshop esetén például vedd figyelembe, hogy a webáruház motorral (Maganeto, Shopify, Shoprenter, Webshippy stb.) hogyan integrálható a számlázó. Jó eséllyel lesz olyan, amelyik elnyeri tetszésedet, és már a technikai háttérről is gondoskodtak. (A népszerű programok között biztosan.)
Ha a webshopod egyedi fejlesztésű, akkor olyan számlázó programot keress, amely rendelkezik alkalmazásprogramozási felülettel (API). Itt már az integrációt neked (pontosabban a fejlesztőknek) kell megoldani.
Az pedig nem is kérdés, hogy a NAV Online Számla rendszerével is összeköthető legyen. NAV-álló, ahogy manapság mondják.
Online vagy hagyományos?
Az online, vagyis felhő alapú programok egyre népszerűbbek, ugyanis itt nincs szükség külön telepítésre. Ezek mobilról is elérhetők, lekövetik a jogszabályváltozásokat, és az új verziók megjelenésekor sem kell pluszban fizetnünk.
Sokan mégis a hagyományos, azaz telepítős szoftverek mellett döntenek. Jellemzően a közép- és nagyvállalatok használják ezeket, akik egyszerre kereskednek online és offline, illetve a központi cég több kisebb egységet is fenntart. Ha nem bonyolítasz akkora forgalmat, mint az óriások, érdemes egy könnyen kezelhető, minimális ráfordítást igénylő (vagy teljesen ingyenes) számlázóval kezdeni.
Megrendeléstől a kiszállításig
A jó számlázó programok a megrendeléstől kezdve egészen a kiszállításig lényegében minden részfolyamat kezelését tudják. Ehhez az kell, hogy a rendszerek között biztosított legyen az összeköttetés (lásd integráció). Kifizetéskor a készletkezelő modul továbbítja a tételeket a számlázónak, az pedig automatikusan számlaigényt generál. A kész számlát továbbíthatjuk a programból, de akár a webshop rendszerébe is visszaküldhetjük.
Nyomtatás, e-mail, e-számla
A számlázó programokkal 3 típusú számlát állíthatsz elő: A program elkészíti, kinyomtatod és postán vagy a megrendelés mellé csomagolva küldheted el az ügyfélnek. Ma már rengeteg webshop e-mailben küldi el a számlát, PDF formátumban. Nem összekeverendő az e-számlával, amelynek időbélyegzővel és/vagy elektronikus aláírással kell rendelkeznie. Ha így számlázol, erről minden esetben tájékoztatnod kell a vevőt, még a rendelésleadás előtt.
Mielőtt belevágnál
Mint írtuk, rengeteg számlázó program közül választhatsz, előtte érdemes a könyvelőd tanácsát is kikérned! Elengedhetetlen, hogy hozzáférhessen az adatokhoz, lehetőleg különösebb technikai bravúr nélkül. A költségek is fontosak, szerencsére számtalan program alapverziója ingyen is hozzáférhető, az extra funkciók pedig minimális ráfordítást igényelnek (havi pár ezer forint nem tétel).
Még mielőtt döntenél, vedd számba azokat a szempontokat, amelyek lényegesek a használatnál! Ha kell, akkor kérj szakértői segítséget, a számlázó program szolgáltatója bizonyára készséggel áll rendelkezésedre. A legfontosabb, hogy olyan rendszerrel dolgozz, amely megkönnyíti a hétköznapjaidat, és szinte észrevétlenül működik a háttérben – így te is a lényegre koncentrálhatsz: a vállalkozásod építésére.
Szeretnéd megismerkedni a PriceKit szolgáltatásait? Próbáld ki most két hétig ingyenesen!
